Gestão de eventos: 5 dicas para seu financeiro
É impossível manter uma empresa ou qualquer tipo de negócio sem administração financeira. A gestão de eventos não é uma exceção à regra. Tanto o controle gerencial quanto o planejamento e a definição de estratégias dependem dos números apontados pelas finanças da empresa. Assim, é necessário metrificar todos os gastos e lucros para obter sucesso em seus empreendimentos.
Confira, a seguir, algumas dicas básicas, porém muito importantes, para a gestão financeira do seu evento.
1 – Controle de entrada e saída
Quando falamos em gestão financeira, o controle de entrada e saída é essencial para administrar o fluxo de caixa. O que permite saber todos gastos e entender que recursos foram destinados para cada setor. No caso da gestão de eventos, o mais indicado é investir na tecnologia. Além disso, utilizar planilhas e programas apropriados para a função.
É necessário fazer uma relação que inclua todos os recursos que serão empregados na elaboração do evento. Por exemplo, patrocínios, venda de ingressos, próprio investimento da organização e outros valores identificados como entrada de caixa. Ademais, não podemos esquecer os dados de saída de caixa. Como, aluguel do auditório ou espaço em que o evento será realizado, decoração e outros detalhes.
Alinhar todas essas informações de maneira clara é indispensável para o bom planejamento financeiro de qualquer evento corporativo.
2 – Gestão de Eventos: Reserva financeira
Imprevistos acontecem e, por mais cuidado e atenção que a administração do evento tenha, é impossível ser imune a eles. Portanto, é indispensável possuir uma reserva financeira, principalmente no caso de eventos grandes.
Falhas técnicas, erros de fornecedores e até o famoso calote constituem algumas das situações que podem ocorrer em um evento. A melhor forma de garantir que esses acontecimentos não arruinarão seu planejamento é contar com o dinheiro reserva para investir em um plano B.
Além disso, se tudo ocorrer como o planejado, a reserva financeira poderá ser utilizada em uma ocasião futura ou no próximo evento.
3 – Pesquisar sobre o perfil do público
Quanto mais pesquisas você incluir no planejamento e na gestão os seus eventos, mais preparado estará para a ocasião. Conhecer bem seu público-alvo pode ajudá-lo a desenvolver métricas. Além de entender as expectativas dos seus clientes e traçar estratégias para atendê-las da melhor maneira possível.
A gestão de eventos, muitas vezes, melhora depois de alguns testes e experiências. Assim, você entende o que funciona e o que não funciona na prática. Ainda assim, pesquisar e planejar são as melhores maneiras de aproximá-lo dos resultados desejados.
4 – Fazer uma gestão de marketing eficiente
Muito além da publicidade e propaganda, o marketing de uma empresa trata o relacionamento da organização com agentes externos, como clientes, fornecedores e até mesmo concorrentes. Quando essa comunicação funciona de maneira correta, ela aponta os melhores caminhos para outros setores da empresa, como o financeiro.
Alinhar estratégias de marketing com a gestão financeira permite que a empresa monitore a recepção do público às suas ações de marketing. Além de entender quais as melhores formas de promover determinados eventos e que tipo de campanha alcança os melhores resultados para as finanças da empresa.
5 – Usar plataforma especializada no serviço
O mundo digital oferece incontáveis vantagens e facilidade para o nosso dia a dia e não é diferente para a organização de eventos. Agora os empreendedores e promotores de eventos corporativos podem contar com uma plataforma especializada para organizar informações, atualizar listas automaticamente e até mesmo administrar as finanças do seu evento.
Com essas ferramentas, é possível ter acesso às informações em tempo real, armazenar dados com praticidade e organização e otimizar o tempo de toda a equipe responsável pela gestão do evento, além de melhorar o atendimento ao público.
Aproveite nossas dicas de gestão de eventos para criar seu próprio evento pela plataforma e conhecer a maneira mais fácil e prática de administrar seu evento e torná-lo um sucesso. Além disso conheça todas as outras soluções!