Credenciamento para eventos: Como evitar filas?
O momento da chegada a um evento representa o primeiro contato do participante com a equipe organizadora.
A entrada e o credenciamento para eventos no local devem ser ágeis para garantir a satisfação dos inscritos e evitar desgaste da instituição ou entidade organizadora do evento.
Lembre-se de que a primeira impressão é a que fica. Portanto, se a hora da chegada é acompanhada por longas filas e demora, seu público pode ficar irritado e pensar duas vezes antes de retornar em uma nova oportunidade.
Mas como agilizar a entrada e o credenciamento para eventos? Confira as dicas para tornar os procedimentos mais rápidos.
1 – Venda ingressos online
A disponibilidade de ingressos pela internet deixou de ser tendência para se tornar o básico de um evento organizado.
Você deve imaginar que boa parte do seu público consome informação utilizando a internet. Então, não há desculpa para vender ingressos apenas na hora do evento.
Com ingressos em mãos, a entrada fica mais rápida e o transtorno diminui. Essa estratégia também permite uma estimativa da quantidade de pessoas que serão recepcionadas, assim como o que resta de cupons a serem vendidos na hora.
Com nossa plataforma, desde o plano mais básico seu evento conta com check-in express por QR Code, crachá impresso ou webcam – que se mantém mesmo que a internet caia.
Todas essas informações e tecnologias possibilitam uma melhor organização da recepção.
2 – Libere as entradas com antecedência
Ao comercializar os ingressos, informe o horário de abertura do local e do início do evento. A dica é que que a equipe de atendimento ao público deve estar preparada com pelo menos 30 minutos, dependendo do tamanho do evento.
Assim, seu público pode se programar para garantir uma chegada mais tranquila, sem que ninguém permaneça por muito tempo na fila.
3 – Invista na qualificação do pessoal
A divisão de tarefas é fundamental para que o público seja bem recebido. Quando poucas pessoas acumulam muitas funções, a tendência é que fiquem sobrecarregadas e o andamento dos trabalhos demore mais.
Por exemplo, os responsáveis pela secretaria do evento devem saber tudo sobre valores, possíveis descontos, listas e convidados.
Uma dica interessante para manter a organização das filas é colocar um colaborador apenas para essa função. De acordo com a expectativa do público, pode até ser mais de uma pessoa.
4 – Organize mais de uma entrada
Outra estratégia para evitar aglomeração é investir em um espaço com mais de uma entrada. Dependendo da estrutura do local, mais de uma porta pode ser usada.
Lembre-se de sinalizar bem as entradas e saídas para evitar confusões por parte do público.
O uso de alguns acessórios auxilia na concentração dos participantes nos pontos certos. Pedestais, organizador de fila única retráteis e sinalização no chão ou por meio de placas são úteis para identificar em qual fila entrar.
5 – Caixas, guichês e catracas suficientes
Além de contar com o profissionalismo do pessoal que fica na entrada do evento, é importante garantir o fluxo do público enquanto chega. Nem sempre é possível prever a quantidade de pessoas adentrando o local, pois os momentos de pico variam.
Por esse motivo, não hesite em espalhar guichês de atendimento e evitar transtornos. Caso o público seja numeroso, a entrada por poucos locais pode se tornar um caos e gerar muitas reclamações e críticas.
Fica a dica para observar durante a escolha do espaço. Se possível, separe filas de atendimento especial a idosos, gestantes e pessoas com deficiência. Demonstra atenção com o conforto de cada participante. Por isso o credenciamento para eventos é necessário.
Viu como é importante manter a eficiência do check-in? Seu evento é algo sério e a plataforma Congressy tem como prioridade realizar cada check-in em apenas 8 segundos, mesmo com sinal de internet instável.
Contamos também com o aplicativo mobile integrado a impressora de etiquetas para check-in express, que permite que a equipe de recepção fique a frente da fila, fazendo o check-in e liberando o participante para receber seu crachá em segundos.
Assim como o painel de chamadas, que permite gerenciar as filas informando qual guichê está disponível para atendimento e separando atendimentos normais dos prioritários.
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