Credenciamento de Evento e Check-In com a Congressy
O Credenciamento de evento é a primeira impressão que o participante terá do evento, e é desanimador para qualquer um ter constrangimentos logo na entrada de um evento em que dispôs a investir tempo e dinheiro.
Existem várias técnicas para evitar que as expectativas dos participantes sejam frustradas logo na hora do credenciamento do evento. No artigo abaixo, listamos algumas formas de evitar tal transtorno:
Artigo: Conheça 5 maneiras de evitar filas em seu evento
A agilidade é um fator indispensável na hora do credenciamento, pois interfere diretamente na experiência do público em todo o evento. Na maioria dos casos, um evento propõe entregar conhecimento de valor aos participantes, mas eles acabam gastando muito tempo e energia nas filas de credenciamento. Tal experiência negativa logo na entrada pode gerar irritabilidade e diminuir, assim, a capacidade de concentração. Consequentemente, a absorção do conteúdo será comprometida.
Nesse sentido, é necessário possuir um sistema de credenciamento que proporcione agilidade e eficiência no processo. Assim, os custos com equipamentos e equipes diminuem. Além disso, as expectativas do público quanto a organização são atendidas.
Listamos abaixo alguns pontos sobre como você, promotor de eventos, pode otimizar o processo de credenciamento de evento com a plataforma da Congressy
1. Check-In em 4 segundos com app mobile e impressão de etiquetas
Segundo pesquisa com profissionais na área de Eventos no Brasil, cerca de 47% dos Organizadores afirmam gastar em média 1min. com o credenciamento de cada participante. Ou seja, em 1 hora fazem 60 credenciamentos. Para um evento de médio e grande porte, isso pode ser um sinal de grandes filas.
A Congressy, através da identificação mobile do participante, conseguiu reduzir esse tempo para cerca de 9 segundos por credenciado. A agilidade gera eficiência e otimiza o tempo e dinheiro do promotor. O evento apresentado no vídeo abaixo demonstra tal agilidade. Com 1500 participantes, 14 atendimentos foram realizados por minuto.
Assista o vídeo de 5 minutos com um Passo a Passo:
2. Manter a mesma plataforma para venda de inscrições e credenciamento
Muitos promotores de eventos enfrentam problemas no momento de migrar os dados dos inscritos para a plataforma de credenciamento. Isso ocorre porque eles contratam plataformas diferentes para cada função. Assim, uma ferramenta fica responsável pelas inscrições e outra realiza o credenciamento.
Nesse sentido, tal transtorno pode ser evitado com a contratação de uma plataforma que engloba as duas funcionalidades.
3. Módulo Offline para Credenciamento de Evento
O sistema de credenciamento de eventos, em geral, depende da rede de internet. Dessa forma, em casos emergenciais de falha na rede, todo o credenciamento pode ser comprometido. Quando isso ocorre, o organizador se vê obrigado a recorrer às planilhas e longas listas de convidados.
O módulo Offline é ideal para eventos de médio e grande porte que precisam contar com um sistema independente sem o risco com a internet. Assim, a organização do evento não fica comprometida. Além disso, o organizador tem a mesma experiência que teria em um contexto de plena conexão com a rede.
Como economizar no credenciamento do evento
Muitos organizadores de eventos, ao final de seu planejamento têm a sensação de não estar lucrando. Isso pode acontecer por diversos motivos, dentre eles, grandes gastos com a equipe e equipamentos. Entretanto, eles podem ser evitados a partir de um investimento em plataformas que diminuem o trabalho operacional.
No contexto de um evento de grande porte, apenas adotando um sistema de credenciamento de evento mais ágil, o organizador pode reduzir em mais de R$4400 os custos com equipe e locação de equipamentos.
Caso um promotor do evento contrate 10 recepcionistas, por R$250/Dia, para atender aos participantes. E 1 coordenador por R$500/dia para gerir a equipe. Se o evento durar 2 dias, o promotor gastará no total cerca de R$6000 com toda a equipe, sem contar a alimentação e outras variáveis de contratação.
Além disso, a locação de computadores e impressoras, que custaria em torno de R$2800, pode ser reduzida a R$1400, já que menos equipamentos conseguem suprir tranquilamente o fluxo de atendimentos quando o sistema é eficaz.
Com uma plataforma de credenciamento de evento ágil, o número de recepcionistas e equipamentos contratados poderão ser reduzidos pela metade, economizando, de forma geral, os gastos com equipe, além da velocidade no atendimento, um evento sem filas.
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